Que vous organisiez un événement culturel, d’entreprise, un congrès, un salon ou une foire, l’accueil du public est essentiel. Si l’hôtesse d’accueil est le premier contact du participant au moment de son arrivée, vous allez voir que son rôle est en réalité bien plus important. Elle est en effet un véritable pilier pour les organisateurs, qui s’appuie en réalité sur elle pour le bon déroulé de l’ensemble de l’événement.
L’arrivée des participants : un moment clé de l’événement
Lorsque vous organisez un événement, un congrès, une conférence, un colloque ou bien encore une manifestation culturelle ou sportive, la présence d’hôtesses pour accueillir le public est un élément à bien considérer. En effet, il est essentiel que chaque participant soit agréablement accueilli et puisse bénéficier des informations qui vont l’aider à se repérer dans l’espace, surtout lorsque l’on met les pieds dans un endroit pour la première fois. Vestiaire, toilettes, espace restauration, il est important que les participants aient connaissance des principaux lieux où ils seront amenés à se rendre le temps de l’événement. L’hôtesse d’accueil, en plus d’accueillir avec le sourire, a aussi souvent pour rôle de valider les inscriptions et de gérer les entrées.
Lorsque des personnes arrivent à un événement, elles ont presque toujours deux ou trois questions en tête sur l’organisation de l’espace ou bien encore sur le programme. L’hôtesse d’accueil est là pour leur apporter les réponses qui vont leur permettre de prendre part à l’événement dans les meilleures conditions possibles.
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Une personne sur laquelle le public s’appuie tout au long de l’événement
Contrairement à l’image qu’ont certaines personnes du rôle de l’hôtesse l’accueil dans un événement, sa mission dépasse très largement le simple moment où les participants franchissent l’entrée du lieu.
Bien sûr, il est toujours plus agréable d’être accueilli avec le sourire, mais l’hôtesse d’accueil est également une personne disponible à tout moment de la durée de l’événement pour répondre aux demandes des participants. Car le public peut avoir besoin d’être orienté à différents moments de la journée (surtout dans le cas où l’événement prend place dans un lieu à la superficie importante), ou bien encore pour obtenir des informations supplémentaires sur le programme.
L’hôtesse d’accueil est une personne qui maîtrise l’événement sous ses différents aspects, et qui va donc venir épauler les participants tout au long de la journée pour qu’ils bénéficient de toutes les informations qui leur sont nécessaires.
S’appuyer sur l’hôtesse d’accueil pour effectuer le bilan
À la fin d’un événement, les organisateurs doivent effectuer un bilan. Un bilan qui va permettre de juger de la réussite de l’événement ou non, mais aussi de pointer des axes d’amélioration pour leurs futurs projets.
Les hôtesses d’accueil étant en contact permanent avec le public tout au long de la durée de l’événement, il peut être intéressant des recueillir leur parole pour voir comment les participants ont vécu le temps fort. En effet, lorsque des failles sont relevées lors du déroulé de l’événement, le public en fait très souvent part aux hôtesses.
C’est pour cela qu’il est toujours conseillé de prendre un temps pour échanger avec les hôtesses à la fin de l’événement. Elles sont en effet en mesure de donner les impressions du public, qu’elles soient positives ou négatives. Autant de données sur lesquelles vont s’appuyer les organisateurs pour conserver ce qui a bien marché, et améliorer ce qui a dysfonctionné.